1. Objetivo de la guía
Esta guía tiene como objetivo orientar al personal de Recepción en el uso básico del sistema, permitiéndole realizar correctamente sus funciones principales desde el primer día de operación.
El perfil de Recepción únicamente tiene acceso a las siguientes acciones:
Alta de socios
Cobro de servicios
Edición de información de socios
Cierre de caja
Agendar clases o servicios
⚠️ Importante: Los permisos y accesos del perfil de Recepción pueden depender del centro al que esté asignado el usuario, por lo que algunas opciones podrían no estar disponibles en todos los casos.
2. Funciones permitidas al perfil Recepción
El usuario de Recepción podrá:
Dar de alta nuevos socios
Consultar y editar información desde el módulo de socios
Realizar cobros
Visualizar el cierre de caja diario
Acceder directamente a asistentes desde el Dashboard.
3. Alta de socios
El alta de socios es uno de los procesos principales que debe dominar el personal de Recepción.
El sistema ofrece dos formas de iniciar este proceso:
3.1 Alta de socios desde el Dashboard
Desde el Dashboard principal, el recepcionista encontrará un botón de acceso directo al módulo de alta de socios.
Este acceso permite iniciar el proceso de inscripción de forma rápida.
3.2 Proceso de alta
El proceso de alta se realiza mediante un asistente guiado, el cual solicita la información necesaria para inscribir al socio.
⚠️ Importante:
El flujo de alta y los campos solicitados dependen de las reglas configuradas por cada gimnasio.
Este apartado es editable y puede variar según el club.
Una vez finalizado el alta:
El socio quedará registrado en el sistema
Se generará su ficha de socio
Se habilitará una paleta de iconos con distintas acciones
4. Ficha del socio y paleta de iconos
Después de dar de alta a un socio, el recepcionista tendrá acceso a su ficha, desde donde podrá:
Consultar información general
Ver el historial
Crear pagos
👉 Para más detalles, consulta la “Ficha del socio”.
4.1 Asistente de modificación
Dentro de la ficha del socio, el personal de Recepción debe aprender a identificar el ícono del Asistente de Modificación.
Este asistente permite:
Buscar socios
Por medio de los siguientes filtros podrás encontrar información más precisa de los socios y contactos registrados en el sistema. Estos filtros permiten localizar registros específicos y agilizar la consulta o modificación de información.
🧾 Filtros disponiblesBúsqueda
Permite realizar una búsqueda rápida ingresando texto relacionado con el socio o contacto (por ejemplo, nombre, apellido o referencia).Número de socio
Permite localizar a un socio específico ingresando su número de socio asignado en el sistema.Nombre
Filtra los resultados con base en el nombre del socio o contacto.Primer apellido
Permite buscar registros utilizando el primer apellido del socio.Segundo apellido
Permite refinar la búsqueda ingresando el segundo apellido del socio.Doc. ID
Permite buscar al socio mediante su documento de identificación registrado.Socio
Permite filtrar si el registro corresponde a un socio o mostrar todos los registros.Tipo socio
Permite filtrar de acuerdo con el tipo de socio configurado en el sistema.Estado socio
Permite filtrar socios según su estado (activo, inactivo, etc.).Tipo cuota
Permite filtrar socios según el tipo de cuota asignada.Centro
Permite seleccionar el centro al que pertenece el socio o contacto.
⚙️ Acciones disponibles
Filtrar
Aplica los filtros seleccionados y muestra los resultados correspondientes.No filtrar
Limpia los filtros y muestra todos los registros disponibles.Búsqueda avanzada
Permite acceder a opciones adicionales para realizar una búsqueda más específica.Nuevo contacto
Permite dar de alta un nuevo contacto desde esta pantalla.Trabajadores (Consulta Ficha Trabajador), Visitas.
5. Cobros
Desde la ficha del socio o los accesos correspondientes, el recepcionista podrá:
Realizar cobros de servicios
Seleccionar la forma de pago disponible
Generar el recibo correspondiente
Los cobros realizados se reflejarán posteriormente en el cierre de caja.
6. Cierre de caja
El cierre de caja se encuentra en la siguiente ruta:
Poliwin Cloud / Facturación y cobros / Cierre de caja / Cierre de caja
6.2 Filtros del cierre de caja
El cierre de caja se muestra por día sin embargo el sistema permite filtrar la información por:
Número de recibo: Id del recibo
Fecha de emisión: Fecha de pago
Hora de emisión: Hora de pago
Terminal
Tipo de emisión: Selecciona la categoría del tipo de recibo (servicio, artículo y cuota).
Estado. Estado en el que se encuentra el recibo.
Forma de pago
Operador
Centro
Una vez seleccionados los filtros, se debe presionar el botón “Listar” para mostrar los registros.
6.3 Información mostrada
El sistema mostrará:
Detalle de cada recibo
Socio
Operador
Estado del pago
Fecha y hora de emisión
Forma de pago
Concepto
Centro
Base imponible
IVA
Total
6.4 Totales del cierre
En la parte inferior se mostrará un resumen del cierre, donde se podrá visualizar:
Totales por porcentaje de IVA
Totales por forma de pago (efectivo, tarjeta, etc.)
Totales por centro
Total general del día
Este resumen permite validar que los importes coincidan con los cobros realizados durante la jornada.
7. Recomendaciones finales
Verificar siempre la información antes de cerrar caja
Confirmar que todos los cobros estén reflejados
Realizar el cierre de caja diariamente
Utilizar los asistentes para evitar errores de captura
En caso de dudas, reportar al área de Soporte.