Introducción
Es importante mencionar que el envío de correos electrónicos puede realizarse desde cualquier listado o reporte dentro de Poliwin, utilizando el ícono de correo (sobre) disponible en cada módulo.
Sin embargo, el CRM cuenta con un apartado específico llamado “Envío de e-mail”, el cual permite un filtrado más detallado y controlado de los destinatarios, facilitando el envío de correos a distintos grupos de socios según diversas opciones.
Módulo: Envío de e-mail
Este apartado del CRM permite seleccionar y filtrar socios para el envío de correos electrónicos mediante tres opciones principales:
1. Listados
Esta opción permite categorizar y filtrar socios de acuerdo con los siguientes grupos:
Socios de alta
Socios de baja
Cursillistas de alta
Cursillistas de baja
Trabajadores
Contactos
Cada una de estas categorías permite segmentar la información y seleccionar únicamente a los socios que correspondan al criterio elegido.
2. Carga de Excel
Esta opción es ideal cuando:
Se cuenta con un archivo descargado previamente desde Poliwin.
Se tienen identificados números específicos de socios a los que se desea enviar el correo.
Al cargar el archivo de Excel, el sistema utilizará la información contenida para filtrar y seleccionar correctamente a los destinatarios.
3. Carga manual de socios
En esta opción puedes ingresar directamente uno o varios números de socio:
Escribe un número de socio y presiona Enter.
En la línea siguiente, ingresa el siguiente número de socio y repite el proceso.
Esta alternativa es útil cuando se requiere enviar correos a un grupo reducido y específico de socios.
Confirmación de destinatarios
Una vez aplicado el filtro mediante cualquiera de las opciones anteriores, el sistema mostrará un listado de los socios que recibirán el correo.
En este listado deberás ubicar y seleccionar el ícono de email para continuar con el proceso de envío.
Preparación del envío de e-mail
En la siguiente pantalla se realizará la preparación del correo electrónico, donde deberás completar:
Asunto del correo
Contenido del mensaje, el cual funciona con un editor similar a Word
Si cuentas con una plataforma que genere plantillas en HTML, puedes copiar y pegar directamente el contenido.
El sistema también incluye etiquetas dinámicas, las cuales permiten personalizar el correo (por ejemplo, nombre del socio).
Campos finales del envío
Al final de la pantalla encontrarás los siguientes campos:
Report: Aquí se deben introducir, separados por comas (,), los e-mails a los que llegará el report al finalizar el envío. En el report se detalla la información de e-mails enviados, fallidos, intentos, reintentos.
Texto para el enlace con la versión web (Dejar en blanco para desactivar): Se genera un enlace en la parte superior del correo que enlaza a la versión web de este envío. Esta opción es muy útil cuando el usuario tiene problemas de visualización con su gestor de correo. Si se deja en blanco, no se generará el enlace.
Responder a: Aquí se deben introducir, separados por comas (,), los e-mails a los que se quiere que se responda al hacer click en el botón del gestor de correo
Nombre del remitente: Nombre del remitente que aparecerá en el correo. Si se deja en blanco será: Nombre del remitente que aparecerá en el correo: Si se deja en blanco sera el nombre del gestor de correos.
Se puede enviar e-mail: Socios que tienen un correo electrónico registrado.
No se puede enviar e-mail: Socios que no cuentan con correo electrónico registrado.
Duplicados (0): Socios que tienen el mismo correo electrónico registrado más de una vez.
No desean recibir información (0): Socios que no han autorizado recibir ningún tipo de publicidad, por lo que son excluidos del envío.
Estos campos permiten validar y controlar correctamente el envío del correo.
Envío del correo
Una vez que verifiques que toda la información es correcta, deberás dar clic en el botón “Cargar destinatarios”, con lo cual el sistema procederá a realizar el envío del correo electrónico a los socios seleccionados.
Una vez creado el envío, el sistema solicitará proporcionar un correo electrónico de prueba.
Este correo se utilizará para verificar que el mensaje se envíe correctamente y que el contenido llegue de forma adecuada antes de realizar el envío final.
Después de enviar la prueba y confirmar que todo es correcto, se habilitará un campo adicional donde podrás programar el envío del correo.
Una vez programado, el sistema mostrará un mensaje de confirmación con los detalles del envío (fecha, hora y destinatarios).
Al finalizar la programación, el sistema te llevará automáticamente a la ventana de COLA de e-mails, donde podrás:
Visualizar el resumen de todos los envíos programados.
Consultar los diferentes estatus de cada envío.
Acceder a los reportes de envío, incluyendo información sobre la apertura de correos por parte de los socios.
