✅ Módulos necesarios para configurar clases
Para configurar una clase correctamente, debes tener acceso a los siguientes módulos dentro de "Configuración agenda":
Módulo | Función |
Poliwin Cloud / Poligym / Auxiliares Poligym / Profesionales | Listado de profesores que se pueden asignar dentro de las clases. |
Poliwin Cloud / Configuración / Ficheros auxiliares / Tipos de servicios | Permite crear y administrar los servicios relacionados con las clases. |
Poliwin Cloud / Configuración / Configuración agenda / Tipo espacio | Este módulo permite configurar los tipos de espacios disponibles para reserva, definiendo horarios, duración, límites, precios y quiénes pueden reservar |
Poliwin Cloud / Configuración / Configuración agenda / Espacio | Permite crear el espacio para definir los cupos o aforos que va a tener cada una de las clases. |
Poliwin Cloud / Configuración / Configuración agenda / Pista | Permite crear espacios y definir el cupo o aforo disponible para cada clase. |
Poliwin Cloud / Configuración / Configuración agenda / Grupos Tipos Espacio (Configuración opcional) | Este módulo permite agrupar diferentes tipos de espacios según sus características o uso, facilitando la organización |
Poliwin Cloud / Configuración / Configuración agenda / Salas clases (Configuración opcional) | Permite crear y administrar las salas donde se imparten clases |
⚠️ Nota: Los permisos para acceder y modificar esta configuración dependerán del rol del usuario y de las reglas establecidas por el centro deportivo. En caso de no contar con los accesos necesarios, por favor consulta con tu supervisor para que te brinde el acceso correspondiente.
➡️ PASO 1 - Configuración TIPO DE SERVICIO
Inicia sesión en Poliwin Cloud.
Dirígete al menú:
Configuración > Ficheros auxiliares > Tipos de servicios.Haz clic en el botón ➕ "Nuevo tipo de servicio" (ícono con cruz). Se abrirá un formulario como el que se muestra en la imagen.
Completa los campos del formulario.
Llena los siguientes campos según tu necesidad:
Código: Asigna un código único de referencia (Da clic en el icono de generador de código).
Descripción: Nombre del servicio (ejemplo:
CLASES).Web: Marca esta opción si deseas que el servicio esté visible para reservas en la web.
Descripción web: Botón para agregar una descripción que se mostrará al público.
Orden: Número que define el orden en que aparecerá este tipo de servicio en los listados.
Caducado: Marca si este servicio ya no debe usarse.
Venta al contado: Activa esta opción si el servicio se podrá vender directamente (Módulo con costo).
Estadística: Marca si deseas que este servicio se incluya en los informes estadísticos.
Clase de servicio: Selecciona el tipo general del servicio (por ejemplo, “Servicio”, “Producto”, etc.).
Por reservas: Marca esta opción "Clase".
Centros: Selecciona en qué centros estará disponible este tipo de servicio (por ejemplo: “POLIACADEMY”).
➡️ PASO 2 - Configuración Grupos Tipos de Espacio (Opcional)
Dirígete al menú: Configuración > Ficheros auxiliares > Configuración Agenda > Grupos tipos de espacio
Haz clic en el botón ➕ "Nuevo grupos tipos de espacio" (ícono con cruz). Se abrirá un formulario como el que se muestra en la imagen.
Completa los campos del formulario.
Llena los siguientes campos según tu necesidad:
Descripción: Nombre del grupo de espacios. Ejemplo:
Canchas de fútbol,Salas Yoga.Nombre del grupo de espacios. Ejemplo: Canchas de fútbol, Salas Yoga.
Descripción web: Define cómo se mostrará el grupo en la interfaz web.
Máx. reservas en global: Límite total de reservas permitidas por socio, sin importar día o semana.
Máx. reservas en global al día: Número máximo de reservas permitidas por día para este grupo.
Máx. reservas en global al semana: Número máximo de reservas semanales permitidas por socio en este grupo.
➡️ PASO 3 - Salas Clases (Opcional)
Dirígete al menú: Configuración > Ficheros auxiliares > Configuración Agenda > Salas Clases
Haz clic en el botón ➕ "Crear Sala" (ícono con cruz). Se abrirá un formulario como el que se muestra en la imagen.
Llena los siguientes campos según tu necesidad:
Descripción: Descripción de la sala. Ejemplo:
Salas Yoga.Grupo: Asigna una descripción de un grupo.
➡️ PASO 4 - Configuración TIPO DE ESPACIO
Dirígete al menú: Configuración > Ficheros auxiliares > Configuración Agenda > Tipos de Espacio
Haz clic en el botón ➕ "Crear tipo espacio" (ícono con cruz). Se abrirá un formulario como el que se muestra en la imagen.
Llena los siguientes campos según tu necesidad:
Código: Este código lo asigna por default el sistema al presionar el icono "Generar código libre automáticamente" .
Descripción: Asignar el nombre de la clase, pista o servicio. Casillas web o táctil: Al activarlas se indica que serán visualizadas en la web y
en la aplicación.
Centro: Indicar en que centro se deberá visualizar la clase, pista o servicio.
Caducado: Indica si la clase seguirá activa para su reserva.
Unidad (en minutos): Se indica los minutos en unidad que tendrá la clase, pista o servicio.
Hora de inicio: Indicar la hora en la que comenzara la clase, pista o servicio.
Hora final: Indicar la hora en la que finalizara la clase, pista o servicio.
espacio.
Por ejemplo: Si este campos es 30 y la Min.unidades es 2 y la Max.unidades es 4 la reserva podrá ser de 60 min (2 x 30), 90 minutos (3 x 30) o 120 minutos (4 x 30).
Servicio: Define el tipo de tipos de espacio.
Clase: Una clase tiene siempre una duración X, por lo tanto los campos mínimo y máximo de unidades deben tener el mismo valor. (Permitirá configurar diferentes horarios).
Tipo servicio: Define el tipo de servicio al que irán asignadas las reservas. (Hasta este punto ya se debe de tener el Servicio creado).
Grupo tipo de Espacio: Indica la categoría a la que pertenecerá la clase
Min. unidades: Indicar unidad mínima. Campos relacionado con Unidad (en minutos).
Max. unidades: Indica la unidad máxima.
Max. unidades día: Indica el máximo de unidades que podrá el socio reservar en el día.
Max. unidades semana: Indica las unidades que el socio podrá reservar en la semana (Campo no obligatorio).
Tipo de reservas: Indica como se manejara el precio de la clase.
Confirma reserva auto (en min): Tiempo en minutos para confirmar las reservas no confirmadas automáticamente a partir de la hora de inicio. Si una de las reservas de este tipo de espacio comienza a las 10:00 de la mañana y en este campo se ha introducido un 5, se confirmarán automáticamente todas las reservas de este tipo de espacio no confirmadas a partir de las 09:55. Todas las reservas que se programen una vez se ejecute la primera anulación tendrán un máximo de 5 minutos para ser confirmadas antes de ser auto confirmadas.
Cancelar reserva auto. (en minutos): Tiempo en minutos para cancelar las reservas no confirmadas automáticamente a partir de la hora de inicio. Si una de las reservas de este tipo de espacio comienza a las 10:00 de la mañana y en este campo se ha introducido un 5, se cancelarán automáticamente todas las reservas de este tipo de espacio no confirmadas a partir de las 09:55. Todas las reservas que se programen un vez se ejecute la primera anulación tendrán un máximo de 5 minutos para ser confirmadas antes de ser anuladas.
Control de asistentes: Si selecciona la opción seleccionar combinación, el usuario al realizar la reserva, deberá seleccionar una de las combinaciones que se tengan configuradas. Por ejemplo: 1 socio + 1 no socio. 2 Socios, etc. Si selecciona la opción Indicar acompañantes, solo deberá seleccionar el número total de acompañantes de la reserva sin combinación, es decir, no importa si son socios o no.
Evitar fragmentación en reservas: Evitar la fragmentación de reservas de este tipo de espacio permitirá que no queden espacios libres inferiores a la unidad mínima de reserva.
Hora apertura reservas: Hora a partir de la cual se pueden hacer reservas para este tipo de espacio.
Hora clausura reservas: Hora hasta la cual se pueden hacer reservas para este tipo de espacio.
Email notificación: Si se configura con la palabra 'NOENVIAR', no se enviará ningún e-mail sobre las reservas de este tipo de espacio. Si se pone un e-mail, se enviarán a esta dirección, mientras que si se deja en blanco, se enviarán al e-mail del responsable (), que se configura en el módulo de "Contenido de email"
Horas cambiar reserva: Tiempo máximo de antelación para cambiar la hora de la reserva.
Límite para anular reserva: Tiempo máximo de antelación para anular la reserva.
Tiempo mínimo Web: Tiempo mínimo de antelación para realizar una reserva mediante la página Web.
Tiempo máximo Web: Tiempo máximo de antelación para realizar una reserva mediante la página Web. Un 1 significa solo durante el día actual. Un 0 desactiva el límite.
Una vez se guarde la configuración, encontraras 4 botones nuevos disponibles.
🔹 1. Descripción web
Este botón permite editar el texto o contenido que se mostrará en la página web pública o interna. Generalmente se usa para detallar en qué consiste un servicio, producto o actividad, de manera que los usuarios tengan información clara antes de reservar o contratar.
🔹 2. Configurar tipo de socio
Aquí se define qué tipos de socios pueden acceder a este servicio o actividad, así como posibles condiciones asociadas (por ejemplo: si aplica solo para adultos, socios premium, etc.).
🔹 3. Editar Precios
Este botón abre el panel donde se pueden modificar los precios del servicio, clase o actividad. Es posible ajustar precios según franja horaria.
🔹 4. Editar Horarios
Permite configurar o modificar los días y horas en los que el servicio o actividad está disponible. También puede incluir detalles como la sala, repetición semanal o profesional.
➡️ PASO 5 - Configuración Pista
Las pistas son el número de cupos que se indican en un Espacio.
Dirígete al menú: Configuración > Ficheros auxiliares > Configuración Agenda > Pista
Para crear una pista presionamos sobre el botón "➕ Nueva pista", dentro del apartado se deberán llenar los siguientes campos:
Código: Este código lo asigna por default el sistema al presionar el icono "Generar código libre automáticamente".
Nombre Pista: Indicar una breve descripción de la pista, clase o servicio.
Centro: Indicar el mismo centro que se asigno en el "Tipo de Espacio".
Establecer los horarios de apertura y cierre de la pista. En tantas franjas como sea deseable.
⚠️ Nota: Para agilizar el rellenado de este apartado, tenemos la opción de rellenar solo los horarios del lunes y marcarlo con un "tic" en la parte izquierda de la fila, si se marca otro recuadro correspondiente a otro día y se presiona sobre la pestaña COPIAR HORARIO LUNES, el horario quedará copiado en
aquellas filas donde el "tic" esté marcado. Es necesario remarcar que el espacio de "tic" del lunes debe estar marcado también para que se pueda llevar a cabo esta operación.
Una vez guardada la pista, en caso de ser tipo Clase se deberá de duplicar por el aforo de personas que tendrá este. Dando clic en clonar e indicando el número de Cupos. 
➡️ PASO 6 - Configuración Espacio
A través de este apartado podemos gestionar los diversos espacios o áreas que se tienen catalogados en el club. Dentro de cada espacio se asigna las Pistas (Cupos/Aforo), configurados anteriormente.
Dirígete al menú: Configuración > Ficheros auxiliares > Configuración Agenda > Espacio
Para generar un nuevo espacio a ser identificable en la Agenda, vamos a
NUEVO CREAR NUEVO ESPACIO. Dentro del apartado seleccionamos: "Tipo de espacio": Configurado en dicho módulo.Espacio: Escribimos el número de espacio que ocupa este nuevo elemento en el tipo de espacio que hemos seleccionado.
Descripción: A continuación, titulamos el nuevo espacio e insertamos las diversas observaciones que requiramos.
5. Dentro del espacio ya creado, o bien desde el listado de espacios, seleccionamos el ícono de añadir (➕) del espacio correspondiente.
En este apartado, encontraremos las fichas de los cupos creados previamente en la sección de Pistas. Como se mencionó anteriormente, estas fichas funcionan como control de aforo para la actividad destinada a los socios. Para asignarlas, debemos trasladarlas del cuadro derecho al cuadro izquierdo; de esta manera, se irá mostrando el aforo total que tendrá la clase.
🔍 Visualización de Reservas
Dirígete al menú: Socios y Contactos > Reservas.
Para más información sobre cómo realizar una reserva, visita el siguiente enlace:
👉 Manual de reservas para socios en Poliwín Cloud